// Що налаштовуємо для підвищення ефективності менеджерів
При переході замовлення на новий статус — CRM автоматично створює задачу менеджеру: «Підтвердити наявність (дедлайн 2 год)», «Зателефонувати клієнту після відправки», «Запитати відгук через 5 днів після доставки». Менеджер бачить черговий список — і ніколи не думає що робити далі.
Автоматичний розрахунок пріоритету для кожного завдання: сума замовлення, статус клієнта (новий, VIP, відтік), тип звернення (скарга, питання, велике замовлення), час очікування. VIP-клієнти з великим чеком завжди зверху. Менеджер відпрацьовує найважливіше першим.
80% вхідних запитів — повторювані: «Де моє замовлення?», «Як повернути товар?», «Чи є розмір 42?». Для кожного типу — шаблон з персоналізованими змінними ({ім'я}, {номер_ТТН}, {дата_доставки}). Менеджер вибирає шаблон, перевіряє і надсилає за 30 секунд. Детально: CRM інтеграція.
Бот надсилає менеджеру: нові замовлення що потребують підтвердження, прострочені задачі, алерти про VIP-клієнтів що написали. Менеджер підтверджує виконання одним натисканням прямо з Telegram — без відкриття CRM. Також — зведений ранковий звіт по черзі задач на день.
При переведенні менеджера у статус «Відпустка» — всі активні задачі і замовлення автоматично перепризначаються на заступника з повним контекстом: история комунікацій, деталі замовлень, важливі нотатки. Жодне замовлення не губиться при відсутності людини.
Дашборд керівника: кількість оброблених замовлень, середній час відповіді, відсоток прострочених задач, конверсія підтверджень по кожному менеджеру. Керівник бачить де потрібна допомога або навчання — на основі даних а не відчуттів. При розробці магазину — аналітику закладаємо одразу.
Як змінюється робочий день менеджера
| ✗ До | ✓ Після | |
|---|---|---|
| 08:30 | Ранковий звіт від Telegram-бота — 12 задач на день, 3 пріоритетні | |
| 09:00 | Перевірка рахунку на наявність нових оплат — 30–40 хвилин | Оплати підтверджуються автоматично, перша задача — VIP-клієнт зі скаргою |
| 10:00 | Введення 15 замовлень у 1С вручну — 1,5 години | 1С оновлюється автоматично. Менеджер відповідає на складні питання клієнтів |
| 14:00 | Ручне оформлення 15 ТТН НП — 1,5 години | ТТН формуються автоматично. Менеджер проактивно зв'язується з потенційними покупцями |
Каталог, користувацькі сценарії, замовлення та адміністративну частину зібрали на новій технічній основі замість подальшого латання проблемного старого рішення.
Із облікової системи на сайт надходять товари та актуальні залишки, а інформація про оформлені замовлення передається назад у 1С.
Фільтрація враховує марку, модель і рік випуску, тому користувач може звузити каталог до сумісних позицій без ручного перегляду великої кількості товарів.
Головна сторінка розкриває історію сім’ї, авторів і проєктів, а каталог переводить користувача до конкретних книг, наборів та інших товарів без переходу на окремий ресурс.
Український та іспанський напрями розмістили на окремих доменах, щоб кожен ринок отримав власний клієнтський контур і локальні сценарії роботи.
Каталог, користувацькі дані, замовлення та основна бізнес-логіка працюють через одну серверну систему замість двох незалежних backend-рішень.
Послуги пояснюють формат роботи Prospera з бізнесом, а каталог рішень групує конкретні технологічні класи для інформаційної безпеки та IT-інфраструктури.
Для напрямів передбачили опис задач, склад робіт і зрозумілий порядок взаємодії — від первинного аналізу до подальшої підтримки систем.
Антивірусний захист, SIEM, firewall-рішення, сервери, мережеве обладнання, відеонагляд та інші напрями отримали окремі точки входу.
Що входить у автоматизацію роботи менеджерів
- Аудит поточних задач і визначення де витрачається найбільше часу
- Налаштування автозадач і нагадувань у CRM для всіх статусів
- Система пріоритизації звернень за критеріями бізнесу
- Бібліотека шаблонів для 20–30 найпоширеніших типів запитів
- Telegram-бот для оперативних сповіщень і підтвердження задач
- Правила передачі задач при відпустках і звільненнях
- Дашборд ефективності для керівника
Аналізуємо на що менеджери витрачають час протягом дня: які задачі повторюються, скільки займають, які можна автоматизувати або шаблонізувати. Виявляємо де найбільший потенціал для вивільнення часу.
Налаштовуємо правила у CRM (Bitrix24, HubSpot або KeyCRM): при переході замовлення на кожен статус — автоматична задача з описом і дедлайном. Менеджер відкриває CRM і бачить список задач на день у порядку пріоритету.
Налаштовуємо правила пріоритизації: сума замовлення, статус клієнта (новий/VIP/відтік), тип звернення (скарга/запитання/велике замовлення). VIP завжди зверху. Прострочені задачі — червоні. Менеджер одразу бачить що потребує уваги.
Спільно з менеджерами виявляємо 20–30 найпоширеніших типів запитів. Для кожного — шаблон з персоналізованими змінними. Менеджер вибирає шаблон, підставляє дані і надсилає. 30 секунд замість 3 хвилин на кожну відповідь.
Налаштовуємо бота: ранковий звіт з задачами на день, алерти про VIP-клієнтів і термінові замовлення, нагадування про прострочені задачі. Менеджер підтверджує виконання кнопкою прямо в Telegram — без відкриття CRM.
Дашборд ефективності для керівника: кількість оброблених задач, середній час відповіді, конверсія, причини відмов по кожному менеджеру. Щомісячний огляд — де підвищилась ефективність і де ще є зони росту.
Чому обирають Kliox для автоматизації інтернет-магазину
Системний підхід а не точкові інтеграції
Проєктуємо архітектуру автоматизації цілком — CRM, 1С, доставка, платежі і маркетинг в єдиній системі де кожен компонент пов'язаний з іншим.
Глибока експертиза в eCommerce процесах
Розуміємо як працює магазин зсередини — від обробки замовлення до складського обліку. Автоматизуємо саме те що з'їдає найбільше часу.
ROI на кожному етапі
Пріоритизуємо автоматизацію за окупністю — починаємо з того що дає найшвидший результат. Кожен крок має конкретний вимірюваний ефект.
Підтримка і розвиток системи
Автоматизація — це не разовий проєкт а безперервний процес. Супроводжуємо систему, додаємо нові компоненти при рості бізнесу.
Залежить від потреб. Bitrix24 — найширший функціонал автоматизації (Robots і Business Processes), інтеграція з телефонією і задачами. KeyCRM — створена для e-commerce, нативна підтримка замовлень і маркетплейсів. HubSpot — якщо важлива email-автоматизація і маркетинг. Детально: порівняння CRM для магазину.
Для старту достатньо 10–15 шаблонів для найпоширеніших типів запитів. Аналізуємо вхідні повідомлення за останні 2 тижні і визначаємо топ-15 тем. З часом бібліотека розширюється — менеджери самі додають шаблони для нових типів питань. Оптимально — 25–40 шаблонів для охоплення 85–90% запитів.
Шаблони — не скрипти без відступу. Менеджер завжди може відредагувати шаблон або написати відповідь з нуля для складного нетипового кейсу. Шаблони звільняють час від рутини — щоб менеджер міг витратити більше уваги на клієнтів яким вона справді потрібна.
Замість суб'єктивних відчуттів — конкретні дані: менеджер А обробляє 85 замовлень на день з середнім часом 4 хв, менеджер Б — 60 замовлень за 8 хв. Причина? Менеджер Б проводить більше часу на нестандартних кейсах. Рішення: перенести нестандартні кейси до досвідченішого і розвантажити Б для потокових замовлень.
Telegram-бот може працювати як самостійний інструмент — надсилати сповіщення з магазину без CRM. Але повний функціонал (задачі з CRM, підтвердження виконання, аналітика) — вимагає інтеграції з CRM. Якщо CRM ще немає — починаємо з базового бота і поступово розширюємо функціонал.
При правильно налаштованій CRM — передача займає 5–10 хвилин. Всі активні угоди, задачі, история комунікацій і нотатки перепризначаються на нового менеджера кількома кліками. Новий менеджер одразу бачить повний контекст по кожному клієнту — без місяців передачі знань «з уст в уста».
Уявіть, що ваш клієнт не просто обирає товар із сухого списку, а стає його «співавтором». Психологи називають це «ефектом IKEA»: ми значно більше цінуємо речі, до створення яких доклали власних зусиль. В e-commerce 2026 року цей принцип трансформувався у потужний інструмент — товарний конфігуратор. Для багатьох власників бізнесу конфігуратор досі здається дорогою «іграшкою» для сайту. […]
Найбільший виклик онлайн-торгівлі ховається не в логістиці чи платіжних системах, а в психології. Коли клієнт заходить у звичайний магазин, він використовує всі органи чуття: відчуває вагу смартфона, торкається фактури тканини дивана, чує звук закриття дверцят холодильника. В онлайні ж між покупцем і товаром стоїть скляний екран, який перетворює реальний продукт на набір пікселів, що робить […]
Уявіть, що ви продаєте базову футболку в 10 кольорах і 6 розмірах. Це 60 унікальних одиниць товару (SKU) лише для однієї моделі. А тепер помножте це на 100 найменувань у каталозі — ви отримуєте 6000 модифікацій, якими потрібно керувати в реальному часі. Коли асортимент зростає, звичайна логіка «додати в кошик» перестає працювати, а сайт ризикує […]
Автоматизація роботи менеджерів: звільнити 30–50% часу від рутини для роботи з клієнтами
Кваліфікований менеджер з продажів що 60% дня вводить дані у CRM і відповідає на однотипні питання — це найдорожча і найменш ефективна операція. Автоматизація роботи менеджерів як частина автоматизації процесів і автоматизації інтернет-магазинів від Kliox — це перерозподіл: рутина виконується системою, люди займаються тим чим мають — клієнтами і продажами.
Шаблони відповідей: 30 секунд замість 3 хвилин
80% вхідних запитів у магазині — повторювані. Шаблон з персоналізованими змінними ({ім’я}, {номер_ТТН}) дозволяє відповісти за 30 секунд замість написання з нуля. При 50 однотипних запитах на день — економія 2,5 годин щодня. Ця економія — 2,5 години на проактивні дзвінки потенційним клієнтам і роботу над важкими кейсами. Налаштовуємо у будь-якій CRM. При розробці магазину — інтеграцію з CRM закладаємо одразу. Розрахуйте вартість у онлайн-калькуляторі або отримайте консультацію.